Um Kontakte aus einer externen Liste in antony zu importieren, wählen Sie aus der Baumansicht mit der rechten Maustaste die Gruppe, in die die Kontakte importiert werden soll aus und betätigen Sie im sich öffnenden Kontext-Menü Kontakte importieren. Es öffnet sich das Kontaktimport-Fenster (Abb. 16).
Abb. 16: Kontaktimport
Wählen Sie Neue Konfiguration (Abb. 16; 1) und über Durchsuchen (Abb. 16; 2) die CVS-Datei, deren Inhalt importiert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter (Abb. 16; 3).
Es öffnet sich ein Fenster zur Festlegung der Import-Konfiguration (Abb. 17).
Abb. 17: Konfiguration
Hier legen Sie fest, welche Felder der CSV-Datei (Abb. 17; A) in welchen Feldern von antony (Abb. 17; B) angezeigt werden. Klicken Sie dazu den Feldnamen der CSV-Datei mit der linken Maustaste an und ziehen Sie diesen per drag and drop in die entsprechende Spalte der antony-Felder. Eine exemplarische Zuordnung sehen Sie in Abb. 18. Um eine Zuordnung wieder zu entfernen, klicken Sie die entsprechende Zeile mit der rechten Maustaste an und betätigen Sie Mapping löschen (Abb. 18; 1). Fahren Sie mit Klick auf Weiter (Abb. 18: 2) mit der Konfiguration fort.
Abb. 18: Mapping löschen
Das nächste Fenster (Abb. 19) hilft Ihnen, doppelte Kontakt-Einträge zu vermeiden.
Abb. 19: Doubletten-Prüfung
Legen Sie per Mausklick in das entsprechende Kästchen (Abb. 19; A) fest, welche Bereiche auf Dopplung überprüft werden sollen.
Um den mehrfachen Eintrag desselben Kontaktes aufgrund unterschiedlicher Schreibweise zu verhindern, setzen sie die entsprechenden Haken, um bei der Prüfung Bindestriche, Leerzeichen oder Unterstriche zu ignorieren (Abb. 19; B). Wählen Sie bei Bedarf auch einen Eintrag in Ansprechpartner Erkennung (Abb. 19; C) aus und fahren Sie mit Weiter fort.
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihre soeben angelegte Konfiguration zu speichern, um zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen zu können (Abb. 20).
Abb. 20: Konfiguration speichern
Tragen Sie hierzu im entsprechenden Feld (Abb. 20; 1) den Namen, unter dem die Konfiguration gespeichert werden soll ein und bestätigen Sie mit Speichern (Abb. 20; 2). Klicken Sie auf Import starten (Abb. 20; 3), um mit dem Import der Daten zu beginnen.
Nach Abschluss des Imports wird unter der Anzeige des Import-Fortschritts angezeigt, wie viele neue Daten importiert wurden und wie Kontakte aus der importierten Liste bereits in antony angelegt sind (Abb. 21).
Abb. 21: Import abgeschlossen
Als Doubletten erkannte Datensätze werden nicht importiert. Schließen Sie den Import-Vorgang mit Klick auf Schließen (Abb. 20; 4) ab.
Nach Veränderungen in der CSV-Datei können Sie zum Abgleich mit den in antony importierten Kontakten die bereits angelegte Konfiguration nutzen. Wählen Sie dazu im zweiten Schritt des Imports die Option Konfiguration laden (Abb. 16; 4). Wählen Sie aus der sich öffnenden Liste der gespeicherten Konfigurationen die entsprechende aus (Abb. 22).
Abb. 22: Konfiguration wählen
Bestätigen Sie die Wahl mit Ausgewählte Konfiguration öffnen (Abb. 23; 1). Um eine gespeicherte Konfiguration zu löschen, betätigen Sie Konfiguration löschen (Abb. 23; 2).
Abb. 23: Konfiguration laden
| Info | ||
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Eine gespeicherte Konfiguration bezieht sich immer auf die CSV-Datei, zu der sie angelegt wurde und ist nicht auf andere CSV-Dateien anwendbar. |
Fahren Sie mit Import starten (Abb. 20; 3) fort und beenden Sie den Vorgang mit Schließen (Abb. 20; 4).