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In der digitalen Gesprächsnotiz sind Datum und Uhrzeit des Anrufes, die angerufene Nummer (hier: der Anruf ging auf der Hauptnummer ein), die Rufnummer des Anrufers sowie die dazu hinterlegten Kontaktdaten voreingestellt. Ob zu der anrufenden Nummer eine Verknüpfung besteht erkennen Sie am Verknüpfen-Symbol (Nähere Näheres dazu erfahren Sie hier).
Im Feld Angenommen von (Abb. 2; 2) ist – bei einem bis dahin unbearbeiteten Anruf - Ihr Kürzel angegeben. Tragen Sie den Ansprechpartner, also den Namen des Anrufers (Abb. 2; 1) ein und das Kürzel des Mitarbeiters, für den der Anruf bestimmt ist (Abb. 2; 3). Notieren Sie im unteren Textfeld (Abb. 2; 4) den Grund des Anrufes und in Stichworten, welche Vereinbarungen getroffen wurden. Sie können auch Abkürzungen nutzen.
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Tragen Sie in das Feld Dauer (Abb. 2; 6) die Länge des geführten Gesprächs in Minuten ein, um diese Angaben gegebenenfalls für Abrechnungen oder Ihr Zeitmanagement zu nutzen. Einige Telefonanlagen unterstützen diese Funktion automatisch, hier brauchen Sie die Dauer nicht manuell einzugeben.
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