Sie haben die Möglichkeit, zu den verschiedenen Modulen und modulübergreifenden Funktionen individuelle Einstellungen vorzunehmen.

Wählen Sie im Reiter Einstellungen (Abb. 1; 1) den Button Einstellungen (Abb. 1; 2).

Abb. 1: Einstellungen

Auf der linken Seite werden alle Bereiche angezeigt, deren Einstellungen verändert werden können (Abb. 1; A).

Grundfunktionen

Unter Grundfunktionen (Abb. 2; 1) können Sie unter anderem die Darstellungsweise von Anhängen festlegen. Sind Elementen (E-Mails, Kommunikationen, Aufgaben) Anhänge angefügt, werden diese standardmäßig in einer Liste aufgeführt (Abb. 2; A).

Abb. 2: Grundfunktionen

Sollen Anhänge stattdessen als Kacheln dargestellt werden, entfernen Sie den Haken vor Anhänge als Liste darstellen (Abb. 2; 2).

Damit halb sichtbare Zeilen in Listen nicht automatisch fokussiert werden, setzen Sie den Haken in der zweiten Checkbox (Abb. 2; 3). Zur Übernahme dieser Einstellung ist ein Neustart erforderlich.
Sollen die Positionen und die Größe der Fenster innerhalb der Groupware (z.B. eine geöffnete Kommunikation) gespeichert werden, setten Sie einen Haken bei Fensterpositionen speichern (Abb. 2; 4).

Teilen

Legen Sie im Bereich Teilen (Abb. 3; 1) fest, welcher Text bei geteilten E-Mails für „in Bearbeitung“ und „erledigt“ angezeigt werden soll.

Abb. 3: Teilen

Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld (Abb. 3; 2) und geben Sie den alternativen Text ein.
Nach dem Speichern der Einstellungen wird zukünftig nicht mehr der voreingestellte Text (Abb. 4; A) sondern der von Ihnen eingegebene Text im Teilen-Chat angezeigt (Abb. 4; B), wenn über das Kontextmenü die entsprechende Option gewählt wird.

Abb. 4: geänderter Text in Teilen-Chat

Setzen Sie einen Haken in der Checkbox (Abb. 3; 3), so wird einem Element beim Aktivieren der Stumm-Funktion der grüne Ampelstatus zugeteilt und verschwindet somit von der Übersichtsseite.

Diese Einstellung gilt sowohl für stumm geschaltete Teilungs-Chats als auch für Kommunikationen.

Stichworte

Um Stichworte anzulegen und zu verwalten, wählen Sie in den Einstellungen (Abb. 5; 1) den Unterpunkt Grundfunktionen und klicken Sie Stichworte (Abb. 5; 2) an.

Abb. 5: Stichworte verwalten

Die Erstellung neuer Stichworte sowie die Bearbeitung bestehender Stichworte kann vom Administrator für den Benutzer deaktiviert werden.

Im Inhaltsfenster (Abb. 5; A) werden alle bereits angelegten Stichworte aufgeführt.

Stichworte sind immer für alle Benutzer der antony-Lizenz einsehbar und nutzbar. So können bereits Stichwörter angelegt sein, wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal nutzen.

Wählen Sie in der Ribbonbar Stichwort erstellen (Abb. 5; 3), um ein weiteres Stichwort zu anzulegen. Geben Sie im sich öffnenden Fenster (Abb. 6) den Namen für das neue Stichwort ein und bestätigen Sie mit Ok (Abb. 6; 1).

Abb. 6: Stichwort benennen

Das so erstellte Stichwort wird nun auch im Inhaltsfenster angezeigt (Abb. 5; 4). 
Zu einem bestehenden Stichwort können Unterstichworte erstellt werden. Klicken Sie dazu das bereits erstellte Stichwort im Inhaltsfenster an und betätigen Sie anschließend Unter-Stichwort erstellen (Abb. 5; 5). Nach Eingabe des Namens für das Unter-Stichwort und Bestätigung durch Ok wird das neue Stichwort dem vorherigen untergeordnet im Inhaltsfenster aufgeführt. Auf diese Weise können beliebig viele Stichworte mit diversen Hierarchien erzeugt werden. Um ein Stichwort nachträglich umzubenennen, klicken Sie im Inhaltsfenster den Namen des Stichworts doppelt an und passen Sie ihn entsprechend an.

Achtung: Eine solche nachträgliche Änderung ist rückwirkend auf alle bereits zugeteilten Stichworte; in den Einstellungen gelöschte Stichworte werden von Elementen, denen sie bereits zugeteilt wurden, entfernt.

Möchten Sie, dass die Stichworte auf der Übersichtsseite angezeigt werden, setzen Sie den Haken in der entsprechenden Checkbox (Abb. 5; 6).

Allgemein

Übersicht

Unter Übersicht (Abb. 7; 1) können sie die Scrollgeschwindigkeit festlegen. Ziehen Sie den Schieber (Abb. 7; 2) mit gehaltener Maustaste entsprechend der von Ihnen gewünschten Scrollgeschwindigkeit weiter nach rechts (höhere Geschwindigkeit) oder nach links (niedrigere Geschwindigkeit).

Abb. 7: Einstellungen Übersicht

Benutzerliste

Unter Benutzerliste (Abb. 8; 1) können Sie festlegen, welche Benutzer in Ihrer Ribbonbar angezeigt werden sollen und die Sortierreihenfolge anpassen.

Abb. 8: Benutzerliste

Klicken Sie im Feld Sortieren nach auf den Pfeil (Abb. 9; 1) und wählen Sie aus der Dropdown-Liste (Abb. 9; A) das Kriterium, nach dem die Benutzer in der Ribbonbar sortiert werden sollen.

Abb. 9: Dropdown-Liste Sortierkriterien

Unabhängig vom gewählten Sortierkriterium werden in der Ribbonbar die Benutzer weiterhin mit ihrem Kürzel aufgeführt, es ändert sich nur die Sortierreihenfolge. Eine alternative Darstellung kann nur vom Administrator erstellt werden.

Setzen Sie einen Haken bei Nach Benutzerstatus sortieren (Abb. 6; 2), um die Benutzer sortiert nach ihrem aktuellen Status anzeigen zu lassen.

Es werden dann ganz links alle Benutzer angezeigt, die online und verfügbar sind (Abb. 10; A).

Abb. 10: Benutzersortierung nach Status

Die Avatare dieser Benutzer werden farbig dargestellt. In diese Gruppe fallen auch Benutzer, die einen manuellen Status mit dem grünen Verfügbar-Symbol erstellt haben.
Nach den verfügbaren Benutzern werden die Benutzer aufgelistet, die zeitweise verfügbar sind (Abb. 10; B). Zu erkennen sind diese an einem grauen Avatar (ggf. mit rotem oder gelbem Status-Symbol bei manueller Statuseinstellung), einem Telefonhörer (wenn der Benutzer gerade telefoniert) oder dem _ZZ- Symbol (wenn über einen festgelegten Zeitraum keine Mausbewegung oder Tatstatureingabe erfolgte).
Zuletzt, ganz rechts, sind die Benutzer aufgeführt, die offline sind (Abb. 10; C). Deren Avatar ist grau, auch das Symbol für eine hinzugefügte Statusmeldung ist farblos.

Wählen Sie Nur Benutzer der eigenen Abteilung anzeigen (Abb. 8; 3), um Benutzer anderer Abteilungen auszublenden.

Die Zuordnung der Benutzer zu Abteilungen kann nur vom Administrator erstellt werden.

Wenn Sie die Standardaktion für Benutzer zurücksetzen möchten, setzen Sie einen Haken im unteren Kästchen (Abb. 8; 4).

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