Ampel
Ampelfunktion
Eine elementare Komponente von antony®- Die Groupware ist die sogenannte Ampelfunktion. Der Nutzen dieser Funktion besteht darin, den jeweiligen Status eines Elements (z.B. eines Anrufs, eines Fax, einer Aufgabe) zu kennzeichnen und somit einen visuellen Überblick zu verschaffen.
Dabei wird wie folgt unterschieden:
ROT - Das Element wurde noch nicht bearbeitet.
GELB - Das Element wurde vom Mitarbeiter erfasst und wird bearbeitet.
GRÜN - Das Element wurde vollständig bearbeitet und ist abgeschlossen.
Hinweis
GRAU - Flexobjekte und Kontakte verfügen über keinen Ampelstatus.
Jeder eingehende Anruf, jede neue E-Mail, jedes Fax etc. wird vom System erfasst, in der Übersicht angezeigt und automatisch mit dem roten Ampelsymbol versehen (Abb.1; 1).
Abb.1: Ampelfunktion Übersichtsseite
Statusänderung
Nach Erfassung durch einen Mitarbeiter kann durch Anklicken des Ampelsymbols mit der linken Maustaste die Farbe von rot zu gelb geändert werden.
Gilt das Element als vollständig abgeschlossen, kann durch erneutes Anklicken des Symbols die Farbe zu grün geändert werden; das Element ist nun nicht mehr auf der Übersichtsseite zu sehen.
Achtung
Die Ampel auf grün schalten ist nicht mit dem Löschen eines Elements gleichzusetzen!
Wird beispielsweise die Ampel eines Fax in der Übersicht auf grün geschaltet, so wird dieses in der Übersicht nicht länger angezeigt, ist aber unter Fax > Alle (Abb. 2; 1) weiterhin zu finden (Abb. 2; 2).
Abb. 2: Abgeschlossene Elemente anzeigen
Hinweis
Unter Alle unerledigten sind alle Elemente mit rotem oder gelbem Status zu sehen; die Anzeige entspricht der Ansicht der Übersichtsseite.
Tipp
Klicken Sie das Ampelsymbol mit der rechten Maustaste an, um von rot auf grün, von grün auf gelb und von gelb auf rot zu verstellen.
Statuszuteilung anderer Mitarbeiter
Ist ein Element außer Ihnen auch einem oder mehreren anderen Mitarbeitern zugänglich, wird dieses durch ein doppeltes Ampelsymbol deutlich.
Doppeltes Ampelsymbol - Das Element ist auch mindestens einem anderen Mitarbeiter zugänglich.
Dabei symbolisiert die vordere Ampel Ihren eigenen Ampelstatus. Die hintere Ampelfarbe zeigt den jeweils niedrigsten Ampelstatus aller betroffenen Mitarbeiter an.
Hinterer Ampelstatus rot: mindestens ein Mitarbeiter hat das Element noch nicht bearbeitet (siehe auch Abb. 3; 1 und 3; 2).
Hinterer Ampelstatus gelb: alle anderen Mitarbeiter haben ihren Ampelstatus mindestens auf gelb geklickt.
Hinterer Ampelstatus grün: alle anderen Mitarbeiter haben das Element mit grünem Ampelstatus versehen.
Um anzeigen zu lassen, welche Mitarbeiter Zugriff auf das Element haben, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Ampelsymbol (Abb. 3; 1); es öffnet sich ein Teilfenster mit den jeweiligen Statuszuteilungen der Mitarbeiter (Abb. 3; 2).
Abb. 3: Statuszuordnung anderer Mitarbeiter
Hinweis
Sie können immer nur Ihren eigenen Ampelstatus verändern; eine Änderung der Ampelstatus von Mitarbeitern ist nicht möglich.
Auch auf Anrufe haben mehrere Benutzer Zugriff. Anders als beispielsweise die Elemente E-Mail oder Kommunikation verfügen Anrufe über einen globalen Ampelstatus, der für alle Mitarbeiter gleich ist. Dabei kann jeder Benutzer den Ampelstatus verändern.
Globaler Ampelstatus – mehrere Benutzer haben Zugriff auf das Element. Der Ampelstatus kann nicht vom Benutzer individuell gewählt werden sondern ist übergreifend gültig.
Ampelaktion rückgängig machen
Um eine Statusänderung zurück zu setzen, nutzen Sie die Funktion Ampelaktionen rückgängig (Abb. 4) in der Ribbon-Bar.
Abb. 4: Funktion Ampelaktionen rückgängig
Durch Anklicken öffnet sich die Liste der 20 zuletzt geänderten Status (Abb. 5; A).
Abb. 5: Statusänderungen rückgängig machen
Nutzen Sie die Scroll-Bar (Abb. 5; 1), um in der Liste nach einem länger zurückliegenden Eintrag zu suchen.
Durch Anklicken des Bereichs Rückgängig (Abb. 5; 2) wird der Status des gewählten Eintrags zurückgesetzt (von grün zu gelb, von gelb zu rot).