Kontakte
Bei Erstinstallation von antony® – Die Groupware sind keine Kontakte angelegt.
Neuen Kontakt anlegen
Von jedem Bereich der antony®- Die Groupware aus können über das kontextunabhängige Menü der Ribbon-Bar (Abb. 1; A) neue Kontakte angelegt werden.
Abb. 1: Ribbon-Gruppe „Neu“
Klicken Sie in der Ribbon-Gruppe „Neu“ (Abb. 1; B) mit der linken Maustaste auf Neuer Kontakt (Abb.1; 1); es öffnet sich das Kontakt-Fenster (Abb. 2). Wählen Sie hier den Reiter Kontakt (Abb. 2; 1), um Informationen zum neuen Kontakt einzutragen.
Hinweis
Die in einem Kontakt vorhandenen Felder können vom Administrator erweitert werden. Die hier gezeigten Abbildungen sind daher ggf. abweichend zu den Ansichten in Ihrer antony-Installation.
Abb. 2: Neuen Kontakt anlegen
Tragen Sie die relevanten Daten in die entsprechenden Felder ein. Die Felder Anrede und Land sind automatische Textsuchfelder. Beim Anklicken eines der Felder oder durch Klick auf den grauen Pfeil (Abb. 3; 1) öffnet sich die Liste der möglichen Eingaben; wählen Sie den entsprechenden Eintrag durch Anklicken mit der linken Maustaste aus.
Abb. 3: Automatisches Textsuchfeld
Um dem Kontakt ein Bild hinzuzufügen (z.B. Logo des Unternehmens), klicken Sie den Bild-Bereich (Abb. 2; 2) mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Laden. Es öffnet sich ein Fenster zum Auswählen der entsprechenden Datei (siehe Abb. 4).
Abb. 4: Bilddatei hochladen
Geben Sie den Namen der Datei in das Fenster Dateiname (Abb. 4; 1) ein oder wählen Sie die entsprechende Datei aus. Durch Anklicken von Öffnen (Abb. 4; 2) laden Sie die Bilddatei hoch.
Durch Anklicken des Buttons Speichern und Schließen (Abb. 2; 4) schließen Sie den Vorgang des Anlegens ab; das Kontakt-Fenster schließt sich.
Hinweis
Durch Anklicken des Telefon-Symbols neben einem Telefonnummer-Feld (Abb. 2; 3) erfolgt, bei installierter Telefon-Anlage, der direkte Rufaufbau.
Vorhandenen Kontakt bearbeiten
Bereits angelegte Kontakte können jederzeit nachbearbeitet werden.
Wählen Sie das Modul Kontakte (Abb. 5; 1). Im Inhaltsfenster (Abb. 5; A) werden alle angelegten Kontakte angezeigt. Wählen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten mit Doppelklick aus; es öffnet sich das Kontakt-Fenster (Abb. 2).
Tipp
Über die Modulsuche finden Sie auch bei einer großen Anzahl angelegter Kontakte schnell den aktuell für Sie relevanten Datensatz.
Abb. 5: angelegte Kontakte
Um einen Kontakt als privat zu markieren, klicken Sie das Privat-Symbol (Abb. 2; 7) mit der linken Maustaste an. Der Kontakt ist fortan nur noch für Sie sichtbar. Auch E-Mails, die mit diesem Kontakt verknüpft werden, können von keinem anderen Benutzer eingesehen werden. Um die Privat-Markierung wieder aufheben, klicken Sie das Symbol erneut an.
Ansprechpartner
Sie können jedem Kontakt weitere Ansprechpartner hinzufügen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste den Button Hinzufügen (Abb. 2; 5) an. Es wird eine leere Karte erstellt (Abb. 6; A).
Abb. 6: Ansprechpartner - leere Karte
Tragen Sie in die Felder die Informationen zum Ansprechpartner ein; klicken Sie dazu das entsprechende Feld mit der linken Maustaste an. Wenn vorhanden kann auch hier ein Bild hinterlegt werden.
Es können beliebig viele Ansprechpartner angelegt werden. Klicken Sie erneut auf Hinzufügen (Abb. 2; 5) und tragen Sie die entsprechenden Daten ein.
Speichern Sie die so angelegten Zusatzinformationen durch Betätigung von Speichern (Abb. 2; 3), um Sie zukünftig im Hauptkontakt einsehen zu können (Abb. 7).
Abb. 7 - Ansprechpartner
Hinweis
Die Reihenfolge der Einträge orientiert sich an der vom Administrator festgelegten Sortierreihenfolge (z.B. alphabetisch, nach Reihenfolge des Eintrags, etc.).
Mit der Scrollbar (Abb. 7; 1) können Sie die Liste der Zusatzinformationen durchsuchen. Durch Anklicken des Pfeilsymbols (Abb. 7; 2) wird die Karte minimiert, es wird nur noch die Kopfzeile angezeigt, ein erneutes Klicken auf den Pfeil zeigt alle hinterlegten Informationen an. Über das Bearbeiten-Symbol (Abb. 7; 3) kann das Layout der Karten angepasst werden.
Um einen angelegten Ansprechpartner wieder zu entfernen, klicken Sie die Kopfleiste mit der linken Maustaste an und bestätigen Sie anschließend Löschen (Abb. 7; 4).
Kontakt verknüpfen
Kontakte können mit anderen Kontakten oder Flexobjekten verknüpft werden. Durch Anklicken des Verknüpfen-Symbols (Abb. 2; 6) öffnet sich das Verknüpfen-Popup (Abb. 8).
Abb. 8: Verknüpfen-Popup
Geben Sie in das Feld Suchen (Abb. 8; 1) den Namen des Kontakts oder des Flexobjekts ein, mit dem das Element verknüpft werden soll. Es öffnet sich eine Liste mit allen Einträgen, die den eingegebenen Suchbegriff beinhalten (Abb. 8; A).
Wählen Sie mit Links-Klick den gesuchten Eintrag aus; der Hinzufügen-Button (Abb. 8; 2) wird aktiviert. Schließen Sie den Vorgang mit Betätigen von Hinzufügen oder alternativ mit einem Doppelklick auf den Eintrag ab; das Verknüpfen-Symbol erscheint nun grün.
Um mit einem noch nicht vorhandenen Kontakt zu verknüpfen, klicken Sie auf Neuer Kontakt (Abb. 8; 3). Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Kontaktes; tragen Sie die entsprechenden Daten ein (Näheres siehe Neuen Kontakt anlegen) und schließen Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen ab. Der neu angelegte Kontakt ist nun mit dem zuvor gewählten Element verknüpft.
Über die Reiter Anhänge, Erinnerungen, E-Mail, Anrufe, Kontakte, Aktivitäten, Kalender, Zeiterfassung, Aufgaben, Fax, Kommunikation, Flexobjekte, Passwörter und Dokumente (Abb. 2; A) können Sie sich die Verknüpfungen anzeigen lassen, die zu dem ausgewählten Kontakt vorhanden sind. Anrufe und eingehende E-Mails werden von antony® - Die Groupware anhand der hinterlegten Daten automatisch mit dem entsprechenden Kontakt verknüpft. Andere Informationen können über das Verknüpfen-Symbol mit dem Kontakt verknüpft werden.
Weitere Informationen zum Thema Verknüpfen finden Sie hier.
Routenplanung
Aus dem geöffneten Kontakt heraus können Sie sich die Routenplanung zur hinterlegten Adresse anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf Routenplanung (Abb. 2; 8). Es öffnet sich im Internetbrowser der Tab zur Routenplanung mit GoogleMaps (Abb. 9); die Adresse des Kontaktes ist markiert (Abb. 9; 1).
Abb. 9: Kontakt-Adresse im Routenplaner
An der Seite sind Start- und Endpunkt der Routenplanung vermerkt (Abb. 9; A) – diese werden vom Administrator eingestellt.
Klicken Sie die Markierung an, es öffnet sich ein Fenster mit der genauen Adresse und Details zum Kontakt (Abb. 9; B). Wählen Sie hier Als Wegpunkt hinzufügen (Abb. 10; 1), im rechten Bereich wird nun die Routenplanung angezeigt (Abb. 10; A).
Abb. 10: Route
Zusätzlich werden die Route sowie Start- und Endpunkt auf der Karte markiert (Abb. 10; 2).
Um die Routenplanung zu drucken, rufen klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Drucken.
Um eine Routenplanung für das Anfahren mehrerer Kontakte zu erstellen, markieren Sie die entsprechenden Kontakte mit gehaltener STRG-Taste in der Kontakt-Liste und rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf (Abb. 11; A).
Abb. 11: Kontextmenü Kontakte
Wählen Sie hier Routenplanung (Abb. 11; 1).
Es öffnet sich im Internetbrowser der Tab zur Routenplanung mit GoogleMaps (Abb. 12); die Adresse der gewählten Kontakte sind markiert (Abb. 12; 1 und 12; 2).
Abb. 12: Routenplanung mehrere Kontakte
Wählen Sie jeweils Als Wegpunkt hinzufügen, an der rechten Seite wird die Route zur Rundreise angezeigt.
Kontaktgruppen
Im Modul Kontakte (Abb. 13; 1) können Sie sich alle vorhandenen Kontakte anzeigen lassen.
Abb. 13: Kontaktgruppen
Angelegte Kontakte werden automatisch in die voreingestellten Gruppen (Abb. 13; A) sortiert. Unter Alle werden alle Kontakte ungefiltert angezeigt. Die Gruppe Anstehende Wiedervorlagen enthält alle Kontakte, für die eine Wiedervorlage festgelegt wurde, deren Fälligkeit noch aussteht. In der Gruppe A-Z werden die Kontakte alphabetisch sortiert in Untergruppen aufgelistet.
antony® - die Groupware ermöglicht zusätzlich das Anlegen selbst definierter Kontaktgruppen.
Kontaktgruppen anlegen
Wählen Sie das Modul Kontakte (Abb. 14; 1) aus. Klicken Sie im Detailfenster mit der rechten Maustaste Gruppen (Abb. 14; 2) an.
Abb. 14: Gruppen anlegen
Wählen Sie im sich öffnenden Kontext-Menü (Abb. 14; A) Neue Gruppe mit der linken Maustaste aus. Es öffnet sich das Eingabe-Fenster Neue Kontaktgruppe. Geben Sie im aktiven Reiter Gruppe bearbeiten (Abb. 15; 1) in das Textfeld (Abb. 15; 2) den Namen für die neu anzulegende Gruppe ein und fügen Sie gegebenenfalls ein Bild (Abb. 15; 3) und einen erklärenden Kommentar (Abb. 15; 4) hinzu.
Abb. 15: Gruppen-Name
Wählen Sie den Reiter Zugriff durch (Abb. 16; 1), um festzulegen, welche Benutzer Zugriff auf die von Ihnen angelegte Gruppe haben sollen.
Abb. 16: Zugriff
Wählen Sie dazu den entsprechenden Benutzer in der Liste Nicht zugeordnet (Abb. 16; A) durch Anklicken mit der linken Maustaste aus (Abb. 16; 2) und fügen Sie ihn durch Anklicken des unteren Pfeils (Abb. 16; 3) der Liste Zugeordnet (Abb. 16; B) zu. Untersagen Sie einem Benutzer den Zugriff auf die Gruppe, indem Sie ihn mit Hilfe des oberen Pfeils (Abb. 16; 4) aus der Liste Zugeordnet entfernen.
Auf diese Weise können Sie auch ganzen Benutzergruppen (diese können nur vom Administrator angelegt werden) Zugriff erteilen.
Für Benutzer und Benutzergruppen, denen Sie Zugriff auf die von Ihnen angelegte Gruppe erteilt haben, können Sie zusätzlich den Zugriffs-Umfang festlegen. Klicken Sie dazu bei dem entsprechenden Benutzer den kleinen Pfeil am Ende der Zeile an (Abb. 17; 1).
Abb. 17: Zugriffs-Umfang
Keine Rechte: Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Gruppe, es sei denn, er gehört einer Benutzergruppe an, die Zugriff auf die Kontaktgruppe hat.
Leserechte: Der Benutzer hat Einsicht in die Gruppe.
Schreibrecht: Der Benutzer hat Einsicht in die Gruppe und kann die enthaltenen Kontakte bearbeiten.
Löschrecht: Der Benutzer kann die in der Gruppe enthaltenen Kontakte einsehen, bearbeiten und löschen.
Zugriff verweigert: Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Gruppe, auch dann nicht, wenn er einer Benutzergruppe angehört, die Zugriff auf die Kontaktgruppe hat.
Administrator: Der Benutzer hat immer in vollem Umfang Zugriff auf die Gruppe.
Kontakt zu Gruppe hinzufügen
Wählen Sie im geöffneten Kontakt-Fenster den Button Zu Gruppen hinzufügen (Abb. 2; 9); es öffnet sich das Gruppen-Popup (Abb. 18; A).
Abb. 18: Zu Gruppe hinzufügen
Wählen Sie aus der Liste der angezeigten Gruppen mit der linken Maustaste eine Gruppe aus (Abb. 18; 1). Betätigen Sie den OK-Button (Abb. 18; 2, um den Kontakt der gewählten Gruppe hinzuzufügen.
Kontakte können beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden; die Gruppen, denen ein Kontakt angehört, werden im Bereich Zu Gruppen hinzufügen angezeigt (Abb. 19).
Abb. 19: zugeordnete Gruppen
Sie können einen Kontakt auch per Drag&Drop einer angelegten Gruppe zuordnen. Klicken Sie dazu den Kontakt unter Alle (Abb. 20; 1) mit der linken Maustaste an (Abb. 20; 2) und ziehen Sie ihn bei gehaltener Maustaste auf die entsprechende Gruppe in der Baumansicht (Abb. 20; 3). Es erscheint der Hinweistext Der Gruppe ... zuordnen (Abb. 20; A).
Abb. 20: Gruppenzuordnung per Drag&Drop
Tipp
Auf dieselbe Weise können Sie Kontakte aus einer Gruppe in eine weitere kopieren oder verschieben. Halten Sie bei Ziehen des Kontaktes auf die Gruppe die STRG-Taste gedrückt; nun steht Ihnen zusätzlich zu der Funktion der Gruppe zuordnen auch die Funktion in die Gruppe verschieben zur Verfügung.
Hinweis
Kontakt aus Gruppe entfernen
Um einen Kontakt aus einer Gruppe zu entfernen, wählen Sie die entsprechende Gruppe aus der Baumansicht (Abb. 21; 1) durch Linksklick aus. Die der Gruppe zugordneten Kontakte werden im Inhaltsfenster (Abb. 21; A) angezeigt.
Abb. 21 : Gruppe auswählen
Klicken Sie den zu entfernenden Kontakt mit der rechten Maustaste an; es öffnet sich das Kontextmenü (Abb. 22; A).
Abb. 22: Kontakt entfernen
Wählen Sie hier Aus der Gruppe löschen (Abb. 22; 1). Der Kontakt wird aus der Gruppe entfernt.
Kontaktgruppe löschen
Um eine bestehende Gruppe zu löschen, wählen Sie eine Gruppe aus der Baumansicht (Abb. 23; 1) mit der rechten Maustaste und betätigen Sie im sich öffnenden Kontext-Menü (Abb. 23; A) Kontaktgruppe löschen.
Abb. 23: Gruppe löschen