Neuen Kontakt anlegen

Von jedem Bereich der antony®- Die Groupware aus können über das kontextunabhängige Menü der Ribbon-Bar (Abb. 1; A) neue Kontakte angelegt werden.

Abb. 1: Ribbon-Gruppe „Neu“

Klicken Sie in der Ribbon-Gruppe „Neu“ (Abb. 1; B) mit der linken Maustaste auf Neuer Kontakt (Abb.1; 1); es öffnet sich das Kontakt-Fenster (Abb. 2). Wählen Sie hier den Reiter Kontakt (Abb. 2; 1), um Informationen zum neuen Kontakt einzutragen.

Hinweis

Die in einem Kontakt vorhandenen Felder können vom Administrator erweitert werden. Die hier gezeigten Abbildungen sind daher ggf. abweichend zu den Ansichten in Ihrer antony-Installation.

Abb. 2: Neuen Kontakt anlegen

Tragen Sie die relevanten Daten in die entsprechenden Felder ein. Die Felder Anrede und Land sind automatische Textsuchfelder. Beim Anklicken eines der Felder oder durch Klick auf den grauen Pfeil (Abb. 3; 1) öffnet sich die Liste der möglichen Eingaben; wählen Sie den entsprechenden Eintrag durch Anklicken mit der linken Maustaste aus.

Abb. 3: Automatisches Textsuchfeld

Um dem Kontakt ein Bild hinzuzufügen (z.B. Logo des Unternehmens), klicken Sie den Bild-Bereich (Abb. 2; 2) mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Laden. Es öffnet sich ein Fenster zum Auswählen der entsprechenden Datei (siehe Abb. 4).

Abb. 4: Bilddatei hochladen

Geben Sie den Namen der Datei in das Fenster Dateiname (Abb. 4; 1) ein oder wählen Sie die entsprechende Datei aus. Durch Anklicken von Öffnen (Abb. 4; 2) laden Sie die Bilddatei hoch.
Durch Anklicken des Buttons Speichern und Schließen (Abb. 2; 4) schließen Sie den Vorgang des Anlegens ab; das Kontakt-Fenster schließt sich.

Hinweis

Durch Anklicken des Telefon-Symbols neben einem Telefonnummer-Feld (Abb. 2; 3) erfolgt, bei installierter Telefon-Anlage, der direkte Rufaufbau.

Vorhandenen Kontakt bearbeiten

Bereits angelegte Kontakte können jederzeit nachbearbeitet werden.
Wählen Sie das Modul Kontakte (Abb. 5; 1). Im Inhaltsfenster (Abb. 5; A) werden alle angelegten Kontakte angezeigt. Wählen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten mit Doppelklick aus; es öffnet sich das Kontakt-Fenster (Abb. 2).

Tipp

Über die Modulsuche finden Sie auch bei einer großen Anzahl angelegter Kontakte schnell den aktuell für Sie relevanten Datensatz.

Abb. 5: angelegte Kontakte

Um einen Kontakt als privat zu markieren, klicken Sie das Privat-Symbol (Abb. 2; 7) mit der linken Maustaste an. Der Kontakt ist fortan nur noch für Sie sichtbar. Auch E-Mails, die mit diesem Kontakt verknüpft werden, können von keinem anderen Benutzer eingesehen werden. Um die Privat-Markierung wieder aufheben, klicken Sie das Symbol erneut an.

Ansprechpartner

Sie können jedem Kontakt weitere Ansprechpartner hinzufügen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste den Button Hinzufügen (Abb. 2; 5) an. Es wird eine leere Karte erstellt (Abb. 6; A).

Abb. 6: Ansprechpartner - leere Karte

Tragen Sie in die Felder die Informationen zum Ansprechpartner ein; klicken Sie dazu das entsprechende Feld mit der linken Maustaste an. Wenn vorhanden kann auch hier ein Bild hinterlegt werden.
Es können beliebig viele Ansprechpartner angelegt werden. Klicken Sie erneut auf Hinzufügen (Abb. 2; 5) und tragen Sie die entsprechenden Daten ein.

Speichern Sie die so angelegten Zusatzinformationen durch Betätigung von Speichern (Abb. 2; 3), um Sie zukünftig im Hauptkontakt einsehen zu können (Abb. 7).

Abb. 7 - Ansprechpartner

Hinweis

Die Reihenfolge der Einträge orientiert sich an der vom Administrator festgelegten Sortierreihenfolge (z.B. alphabetisch, nach Reihenfolge des Eintrags, etc.).

Mit der Scrollbar (Abb. 7; 1) können Sie die Liste der Zusatzinformationen durchsuchen. Durch Anklicken des Pfeilsymbols (Abb. 7; 2) wird die Karte minimiert, es wird nur noch die Kopfzeile angezeigt, ein erneutes Klicken auf den Pfeil zeigt alle hinterlegten Informationen an. Über das Bearbeiten-Symbol (Abb. 7; 3) kann das Layout der Karten angepasst werden.
Um einen angelegten Ansprechpartner wieder zu entfernen, klicken Sie die Kopfleiste mit der linken Maustaste an und bestätigen Sie anschließend Löschen (Abb. 7; 4).

Kontakt verknüpfen

Kontakte können mit anderen Kontakten oder Flexobjekten verknüpft werden. Durch Anklicken des Verknüpfen-Symbols (Abb. 2; 6) öffnet sich das Verknüpfen-Popup (Abb. 8).

Abb. 8: Verknüpfen-Popup

Geben Sie in das Feld Suchen (Abb. 8; 1) den Namen des Kontakts oder des Flexobjekts ein, mit dem das Element verknüpft werden soll. Es öffnet sich eine Liste mit allen Einträgen, die den eingegebenen Suchbegriff beinhalten (Abb. 8; A).
Wählen Sie mit Links-Klick den gesuchten Eintrag aus; der Hinzufügen-Button (Abb. 8; 2) wird aktiviert. Schließen Sie den Vorgang mit Betätigen von Hinzufügen oder alternativ mit einem Doppelklick auf den Eintrag ab; das Verknüpfen-Symbol erscheint nun grün.

Um mit einem noch nicht vorhandenen Kontakt zu verknüpfen, klicken Sie auf Neuer Kontakt (Abb. 8; 3). Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Kontaktes; tragen Sie die entsprechenden Daten ein (Näheres siehe Neuen Kontakt anlegen) und schließen Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen ab. Der neu angelegte Kontakt ist nun mit dem zuvor gewählten Element verknüpft.

Über die Reiter Anhänge, Erinnerungen, E-Mail, Anrufe, Kontakte, Aktivitäten, Kalender, Zeiterfassung, Aufgaben, Fax, Kommunikation, Flexobjekte, Passwörter und Dokumente (Abb. 2; A) können Sie sich die Verknüpfungen anzeigen lassen, die zu dem ausgewählten Kontakt vorhanden sind. Anrufe und eingehende E-Mails werden von antony® - Die Groupware anhand der hinterlegten Daten automatisch mit dem entsprechenden Kontakt verknüpft. Andere Informationen können über das Verknüpfen-Symbol mit dem Kontakt verknüpft werden.
Weitere Informationen zum Thema Verknüpfen finden Sie hier.

Routenplanung

Aus dem geöffneten Kontakt heraus können Sie sich die Routenplanung zur hinterlegten Adresse anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf Routenplanung (Abb. 2; 8). Es öffnet sich im Internetbrowser der Tab zur Routenplanung mit GoogleMaps (Abb. 9); die Adresse des Kontaktes ist markiert (Abb. 9; 1).

Abb. 9: Kontakt-Adresse im Routenplaner

An der Seite sind Start- und Endpunkt der Routenplanung vermerkt (Abb. 9; A) – diese werden vom Administrator eingestellt.

Klicken Sie die Markierung an, es öffnet sich ein Fenster mit der genauen Adresse und Details zum Kontakt (Abb. 9; B). Wählen Sie hier Als Wegpunkt hinzufügen (Abb. 10; 1), im rechten Bereich wird nun die Routenplanung angezeigt (Abb. 10; A).

Abb. 10: Route

Zusätzlich werden die Route sowie Start- und Endpunkt auf der Karte markiert (Abb. 10; 2).
Um die Routenplanung zu drucken, rufen klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Drucken.

Um eine Routenplanung für das Anfahren mehrerer Kontakte zu erstellen, markieren Sie die entsprechenden Kontakte mit gehaltener STRG-Taste in der Kontakt-Liste und rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf (Abb. 11; A).

Abb. 11: Kontextmenü Kontakte