Allgemein

Legen Sie unter Allgemein (Abb. 1; 1) grundsätzliche Einstellungen für E-Mails fest.

Abb. 1: Allgemein

Setzen Sie den Haken bei Vorschau für Anhänge (Abb. 1; 2), wenn der Anhang einer E-Mail im Vorschaufenster angezeigt werden soll. In diesem Fall muss ein Anhang nicht explizit geöffnet werden, um den Inhalt einsehen zu können.

Wird dieselbe E-Mail an zwei Empfänger im Unternehmen geschickt, so gehen zwei unterschiedliche E-Mails auf dem Server ein. Setzen Sie den Haken bei Automatisch zusammenführen (Abb. 1; 3) wird die E-Mail nur einmal in der Datenbank gespeichert, beide Empfänger bekommen aber Zugriff auf diese E-Mail (auch zu erkennen am doppelten Ampelstatus).

Im Feld E-Mail-Sicherungspfad (Abb. 1; 4) ist der Speicherort anzugeben, an dem E-Mails zusätzlich als Sicherheitskopie gespeichert werden sollen. Diese Einstellung ist optional; eine geeignete Angabe ist zum Beispiel „C:\antony\emails“.  

Standardgemäß werden bei beantworteten und weitergeleiteten E-Mails dem Betreff die Präfixe „Re:“ bzw. „Fwd:“ vorangestellt. Passen Sie diese bei Bedarf in den Feldern Antworten (Abb. 1; 5) und Weiterleiten (Abb. 1; 6) an.

Im Bereich Größenbeschränkung Anhänge (Abb. 1; A)können Sie die maximale Größe für ausgehende E-Mails festlegen. Überschreitet ein Anhang diesen Wert, wird der Benutzer darüber informiert und die E-Mail wird nicht verschickt.
Soll der Benutzer bei sehr großen Anhängen unterhalb der maximalen Anhangsgröße gewarnt werden, geben Sie den entsprechenden Wert im Feld Warnen bei Anhangsgröße ein. Nach zur Kenntnisnahme der Warnung kann der Benutzer die E-Mail mit dem großen Anhang verschicken.
Geben Sie 0 in die Felder ein, um keine Einschränkung der Anhangsgröße zu definieren und keine Warnung zu erzeugen. 

Legen Sie im Bereich SMTPServerService (Abb. 1; B) die entsprechenden Werte fest.
Definieren Sie im Feld Maximale Verbindungen die maximale Anzahl der Verbindungen, die gleichzeitig vom SMTP-Server-Service entgegengenommen werden sollen (ein Wert > 1000 ist nicht zu empfehlen).

Bestimmen Sie im Feld Maximale Verbindungen pro IP die maximale Anzahl der Verbindungen, die gleichzeitig mit einer Gegenstelle (ip-basierend) bestehen können.
Legen Sie im Feld Idletimeout fest, nach wie vielen Sekunden Untätigkeit der Gegenstelle (keine gesendeten Datenpakete) die Verbindung getrennt werden soll (empfehlenswert ist ein Wert < 300 Sekunden).
Definieren Sie im Feld Maximale Mailgröße die maximale Größe an, die vom SMTP-Server-Service entgegengenommen werden soll.

Postfächer

Im Unterpunkt Postfächer (Abb. 2; 1) werden im Inhaltsfenster alle bereits angelegten Postfächer angezeigt (Abb. 2; A).

Abb. 2: Postfächer 

Wählen Sie Mailbox hinzufügen (Abb. 2; 3), um weitere Postfächer anzulegen.
Es öffnet sich das Fenster Mailbox (Abb. 3).

Abb. 3: Mailbox

Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse  (Abb. 3; 1) die E-Mail-Adresse ein, die für dieses Postfach zuständig ist. Diese E-Mail-Adresse wird bei ausgehenden E-Mails als Absender-Adresse angegeben. Sollten Sie einen eigenen SMTP-Server betreiben (antony SMTP-Server-Service), so wird diese Adresse ebenfalls genutzt, um eingehende E-Mails dem entsprechenden Postfach zuzuordnen.

Der im Feld Anzeigename (Abb. 3; 2) angegebene Eintrag wird als Anzeigename vorgegeben; ob dieser beim Endbenutzer angezeigt wird ist vom jeweiligen E-Mail-Programm abhängig.
Setzen Sie einen Haken bei Deaktiviert (Abb. 3; 3), wird die Mailbox als gelöscht betrachtet. Nutzen Sie diese Option, wenn eine E-Mail-Adresse nicht mehr aktiv genutzt wird, Sie die der Mailbox zugestellten E-Mails aber erhalten wollen.
Setzen Sie einen Haken bei POP3  (Abb. 3; 4), wenn Sie einen POP3-Server zum Abholen der E-Mails nutzen.

Geben Sie die erforderlichen POP3-Zugangsdaten ein. 

Legen Sie im Feld Abholintervall  (Abb. 3; 5) die Abstände fest, in denen E-Mails vom POP3-Server abgeholt werden sollen.

Setzen Sie einen Haken bei E-Mails löschen (Abb. 3; 6), werden E-Mails, nachdem sie vom Pop3-Server abgeholt wurden von diesem gelöscht.
Sollen E-Mails nach Abholung noch für eine bestimmte Dauer auf dem Pop3-Server erhalten bleiben, geben Sie die Anzahl der Tage im Feld Anzahl der Tage bis E-Mails gelöscht werden (Abb. 3; 7) ein.
Geben Sie alle erforderlichen SMTP-Zugangsdaten ein (Abb. 3; A).

Im Bereich Alias (Abb. 3; B) können Sie E-Mail-Adressen angeben, die vom SMTP-Server-Service dem Postfach zugestellt werden sollen. Mit Klick auf Alias hinzufügen wird im unteren Bereich eine Zeile hinzugefügt. Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, deren E-Mails an das übergeordnete Postfach zugestellt werden sollen. Sie können mehrere Alias-Postfächer hinzufügen.

Nutzen Sie den Button Alias löschen, um einen bestehenden Alias aus der Liste zu entfernen.

Legen Sie im Reiter Zugriff durch (Abb. 4; 1) fest, welche Benutzer auf diese Mailbox  Zugriff haben sollen.

Abb. 4: Zugriff Postfächer

Wählen Sie dazu den betreffenden Benutzer auf der rechten Seite mit Linksklick aus (Abb. 4; 2) und ordnen Sie diesen durch Klick auf den Linkspfeil (Abb. 4; 3) der Mailbox zu. Entziehen Sie einem Benutzer den Zugriff durch Markierung und anschließende Betätigung des Rechts-Pfeils (Abb. 4; 4).

Legen Sie die Berechtigungen für die zugewiesenen Benutzer fest. Mehr dazu erfahren Sie hier. 

Legen Sie im Reiter Signaturen (Abb. 4; 5) fest, welche Signaturen für dieses Postfach zur Verfügung stehen sollen. Wählen Sie dazu aus der Liste der bestehenden Signaturen die entsprechende aus und ordnen Sie diesen durch Klick auf den Linkspfeil dem Postfach zu. Zum Entfernen einer Signatur aus der Zuordnung markieren Sie die Signatur auf der linken Seite und betätigen Sie den Rechts-Pfeil.

Um ein bestehendes Postfach zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie dieses und betätigen Sie den entsprechenden Button in der Ribbonbar (Abb. 2; B). Alternativ stehen Ihnen diese Funktionen auch nach Rechtsklick auf ein Postfach über das Kontextmenü zur Verfügung.

Beenden Sie das Anlegen eines neuen Postfachs über Übernehmen und Schließen (Abb. 4; 6).

Signaturen

Unter Signaturen (Abb. 5; 1) werden im Inhaltsfenster (Abb. 5; A) alle bereits angelegten Signaturen angezeigt. Diese können über die Buttons in der Ribbonbar (Abb. 5; B) bearbeitet oder gelöscht werden.

Abb. 5: Signaturen

Um eine neue Signatur zu erzeugen, betätigen Sie Signatur hinzufügen (Abb. 5; 2).
Es öffnet sich das Fenster Signatur (Abb. 6); legen Sie hier einen Namen für die zu erstellende Signatur fest (Abb. 6; 1) und geben Sie gegebenenfalls einen Kommentar ein.

Abb. 6: Signatur erstellen

Gestalten Sie im unteren Bereich (Abb. 6; A) die Signatur, die an ausgewählte E-Mails angehängt werden soll.
Um komplexe Vorlagen für E-Mails zu erstellen, blenden Sie über den Button Quelltext (Abb. 6; 2) den Quelltext ein und passen Sie diesen nach Ihren Vorstellungen an.

Legen Sie im Reiter Postfächer (Abb. 7; 1) fest, welchen Postfächern die erstellte Signatur zur Verfügung stehen soll.

Abb. 7: Signatur zuordnen

Wählen Sie dazu das entsprechende Postfach auf der rechten Seite aus und ordnen Sie es durch Klick auf den Links-Pfeil (Abb. 7; 2) der Signatur zu. Um die Zuordnung wieder aufzuheben, entfernen Sie das Postfach über den Rechts-Pfeil (Abb. 7; 3) aus der Liste.
Schließen Sie das Anlegen einer Signatur über Übernehmen und schließen (Abb. 7; 4) ab.
Legen Sie auf diese Weise beliebig viele Signaturen an, die den Benutzern je nach Berechtigung für E-Mails zur Verfügung stehen sollen. Mehr zur Auswahl von Signaturen beim Schreiben von E-Mails erfahren Sie hier.

Abwesenheitsnotiz

Unter Abwesenheitsnotizen (Abb. 8; 1) werden alle Abwesenheitsnotizen aufgelistet, die von Benutzern angelegt wurden.

Abb. 8: Abwesenheitsnotizen

Dieser Unterpunkt ist rein informativ, hier können keine Einstellungen vorgenommen werden.