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antony® - Die Groupware ermöglicht Ihnen das Anlegen von Dokumenten-Vorlagen, auf die sie von jedem angelegten Kontakt bzw. Flexobjekt aus Zugriff haben. So können Sie zum Beispiel Standard-Briefe für Angebote oder Rechnungen anlegen und Serienbriefe verfassen.
Wählen Sie im geöffneten Flexobjekt oder Kontakt (Abb. 1) den Reiter Dokumente (Abb. 1; 1) und klicken Sie auf den neu eingeblendeten Reiter Allgemein (Abb. 1; 2).
Abb. 1: Kontakt
Wurde für das geöffnete Modul noch kein Dokument erstellt, so ist die Dokumenten-Liste (Abb. 2; A) leer.
Abb. 2: Dokumenten-Liste
Vorlage erstellen
Klicken Sie auf den nun aktivierten Button Neues Dokument erstellen (Abb. 2; 1); es öffnet sich das Fenster Vorlage auswählen (Abb. 3).
Abb. 3: Vorlagen
Hier werden, wenn angelegt, vorhandene Vorlagen angezeigt. Wurde noch keine Vorlage erstellt, ist die Vorlagen-Liste leer. Klicken Sie auf Abbrechen (Abb. 3; 1), um das Erstellen einer neuen Vorlage zu unterbrechen. Über Neue Vorlage erstellen (Abb. 3; 2) beginnen Sie das Erstellen einer neuen Vorlage. Es öffnet sich ein Fenster zum Benennen der Vorlage (Abb. 4).
Abb. 4: Vorlage benennen
Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein (Abb. 4; 1) und fahren Sie mit OK (Abb. 4; 2) fort.
Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen und Bearbeiten der Vorlage (Abb. 5).
Abb. 5: Vorlage bearbeiten
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Der eingegebene Name der Vorlage wird im oberen Bereich des Fensters angegeben (Abb. 5; A) – so ist auch bei mehreren geöffneten Fenstern übersichtliches Arbeiten möglich. |
Fügen Sie der Vorlage Texte (Abb. 5; 1), Tabellen und Bilder (Abb. 5; 2) zu und bearbeiten Sie diese Ihrem Anspruch entsprechend (Abb. 5; B) - die zur Verfügung stehenden Funktionen orientieren sich an gängigen Schreibprogrammen.
Serienbrief erstellen
Die Serienbrief-Funktion ist besonders nützlich zum Erstellen von Dokument-Vorlagen, die sie kundenübergreifend oder für alle Flexobjekte eines Flexobjekt-Typens nutzen möchten.
Wählen Sie den Reiter Serienbriefe (Abb. 5; 4), es werden die Serienbrief-Optionen angezeigt (Abb. 6; A).
Abb. 6: Serienbriefe erstellen
Wählen Sie Seriendruckfeld einfügen (Abb. 6; 1), es öffnet sich ein separates Fenster mit allen zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder (Abb. 6; B).
Klicken Sie in der Liste das Element, welches Sie als Seriendruckfeld einfügen möchten mit der linken Maustaste an, das entsprechende Feld wird im Dokument angezeigt.
Fügen Sie Ihrem Dokument Ihren Anforderungen entsprechend Seriendruckfelder und / oder Freitexte hinzu (Abb. 7).
Abb. 7: Beispiel Serienbrief
| Info | ||
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Eingefügte Seriendruckfelder sind zu erkennen an der Einfassung << >>. |
Durch Anklicken von Vorschau Seriendruck (Abb. 7; 1) werden die Seriendruckfelder durch die entsprechenden Daten des geöffneten Kontaktes ersetzt (Abb. 8).
Abb. 8: Vorschau Seriendruck
Nutzen Sie diese Ansicht, um gegebenenfalls Änderungen in der Formatierung vorzunehmen. Klicken Sie Vorschau Seriendruck erneut an, um zur allgemeinen Ansicht zurückzukehren.
Vorlage speichern
Ist die Dokumenten-Vorlage fertig erstellt, wählen Sie im Reiter Datei (Abb. 8; 1) die Option Als Vorlage speichern (Abb. 9; 1); das Vorlage-Fenster schließt sich.
Abb. 9: Vorlage speichern
Wählen Sie erneut im geöffneten Kontakt Neues Dokument erstellen (Abb. 2; 1), es öffnet sich das Fenster Vorlage auswählen (Abb. 10).
Abb. 10: Vorlage auswählen
Hier wird nun die zuvor angelegte Vorlage angezeigt (Abb. 10; A).
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Eine wie oben beschrieben erstellte Vorlage wird bei jedem Kontakt / Flexobjekt in der Vorlagen-Liste aufgeführt. |
Mit Rechtsklick auf die angelegte Vorlage öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie die Vorlage nachträglich bearbeiten können.
Dokument erstellen
Um ein Dokument, basierend auf der Vorlage zu erstellen, wählen Sie die Vorlage mit Linksklick aus und betätigen Sie Vorlage auswählen (Abb. 10; 1). Es öffnet sich das Fenster Dokument bearbeiten (Abb. 11), die Seriendruckfelder sind durch die Daten der entsprechenden Felder des geöffneten Kontaktes ersetzt, die Ansicht entspricht damit der Seriendruck-Vorschau.
Abb. 11: Dokument bearbeiten
Passen Sie das Dokument bei Bedarf durch weitere Texteingabe für den Kontakt an (Abb. 11; A).
Wählen Sie eine Druck-Option (Abb. 11; B), um das Dokument auszudrucken.
Wenn Sie das Dokument als E-Mail versenden möchten, klicken Sie auf Als E-Mail versenden (Abb. 11; 1); es öffnet sich das Fenster zum Verschicken von E-Mails, das Dokument ist in die Standard-Signatur eingefügt (mehr zum Versenden von E-Mails erfahren Sie hier).
Um das Dokument zu speichern, wählen Sie Dokument speichern unter (Abb. 11; 2) und geben Sie im sich öffnenden Fenster einen Namen für das Dokument ein (Abb. 12; 1).
Abb. 12: Dokument benennen
Bestätigen Sie die Eingabe mit Ok (Abb. 12; 2), das Fenster schließt sich und das angelegte Dokument wird in der Dokumenten-Liste angezeigt (Abb. 13; A).
Abb. 13: Dokumenten-Liste
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Im Gegensatz zu Dokumenten-Vorlagen, die von allen Kontakten bzw. Flexobjekten aus zugänglich sind, werden Dokumente immer nur bei dem jeweiligen Kontakt / Flexobjekt angezeigt, zu dem sie erstellt wurden. |
Um ein so angelegtes Dokument zu bearbeiten nutzen Sie die Optionen in der Ribbonbar (Abb. 13; B) oder klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an, um das Kontextmenü zu öffnen (Abb. 13; C).