Nachdem Sie sich erstmals als Administrator am Administrator-Bereich angemeldet haben, sollten Sie zunächst alle Benutzer anlegen. Dazu nutzen Sie vorzugsweise den Benutzerassistenten; er ist Ihnen bei der Einrichtung neuer Benutzerkonten behilflich, indem er Sie in einfachen Schritten durch die grundlegenden Einstellungspunkte führt. 

Wählen Sie in der Ribbonbar Benutzerassistent (Abb. 1; 1).

Abb. 1: Benutzerassistent öffnen

Der Benutzerassistent öffnet sich in einem separaten Fenster (Abb. 2).

Abb. 2: Benutzerassistent

Nutzen Sie die Button Weiter (Abb. 2; 1) und Zurück (Abb. 2; 2), um durch die Erstellung neuer Benutzerkonten geführt zu werden. Über Abbrechen (Abb. 2; 3) brechen Sie den Vorgang ab.
Legen Sie im ersten Schritt die allgemeinen Benutzerdaten fest (Abb. 3).

Abb. 3: Allgemeine Benutzerdaten

Die mit einem *gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Der im Feld Benutzername eingegebene Name wird automatisch in die Felder Vorname, Name und Benutzerkürzel übernommen.

Hinweis

Der erste eingegebene Name wird in das Feld Vorname, der zuletzt eingegebene Name in das Feld Nachname übernommen. Das Benutzerkürzel setzt sich automatisch aus den Anfangsbuchstaben von Vor- und Nachnamen zusammen.

Tipp

Die Einträge in den automatisch ausgefüllten Feldern können auch manuell angepasst werden.

Wählen Sie bei Bedarf einen alternativen Benutzer-Avatar über Rechtsklick auf den hinterlegten Avatar (Abb. 3; 1).
Setzen Sie einen Haken bei Details einblenden (Abb. 3; 2), um zusätzlich zu den Pflichtfeldern weitere Felder einzublenden.
Benutzer, die Sie als Unsichtbar (Abb. 3; 3) markieren, werden nicht in der Benutzerauswahl angezeigt, sondern können sich lediglich im Administrator-Bereich anmelden.

Hinweis

Damit sich ein Benutzer als Administrator anmelden kann, müssen Sie ihn in die Gruppe Administratoren hinzufügen.

Deaktivieren (Abb. 3; 4) Sie einen Benutzer, um Ihm den Zugang zur Groupware vorübergehend zu entziehen. Entfernen Sie den Haken, kann der Benutzer sich wieder wie gewohnt anmelden.

Tragen Sie in die weiteren, optionalen Felder die entsprechenden Informationen ein. Diese werden, wenn konfiguriert, in der E-Mail-Signatur angezeigt (Näheres dazu erfahren Sie hier). 
Tragen Sie die entsprechende Abteilung (Abb. 3; 5) ein, um diese in der Groupware für die Benutzersortierung zu verwenden.
Die externe Rufnummer (Abb. 3; 6) wird verwendet, wenn ein Benutzer der Groupware von extern bzw. auf einer nicht internen Rufnummer (z.B. mobil) angerufen werden soll (bei einem Anruf aus der Ribbonbar).

Legen Sie im nächsten Schritt (Abb. 4) fest, welchen Gruppen der Benutzer zugeordnet werden soll.

Abb. 4: Benutzergruppen

Hinweis

Sind noch keine Benutzergruppen angelegt, ist die Auswahlliste leer. Näheres zum Anlegen von Benutzergruppen erfahren Sie hier.

Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe durch Anklicken aus (4; 1) und ordnen Sie diese durch Betätigen des Links-Pfeiles (Abb. 4; 2) dem Benutzer zu. Entfernen Sie Gruppen aus der Zuordnung durch Markierung und Betätigung des Rechts-Pfeils (Abb. 4; 3).

Wählen Sie im nächsten Schritt (Abb. 5) die Module, für die Sie benutzerspezifische Einstellungen vornehmen möchten.

Abb. 5: Module

Setzen Sie Haken vor die entsprechenden Module (Abb. 5; 1) und betätigen Sie Weiter (Abb. 5; 2).
Je nach gewählten Modulen werden im weiteren Verlauf des Assistenten die Einstellungen zu diesen abgefragt.
Geben Sie die abgefragten Daten ein; detailliertere Informationen zum Anlegen von E-Mail-Postfächern, Kalendern, Durchwahlen etc. erhalten Sie in den jeweiligen Kapiteln.

Folgen Sie den Anweisungen im Benutzerassistenten. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten (Abb. 6) schließen Sie den Assistenten (Abb. 6; 1)

Abb. 6: Assistenten fertigstellen

Um einen weiteren Benutzer anzulegen, setzen sie vor der Fertigstellung einen Haken bei Neuen Benutzer anlegen (Abb. 6; 2).

Um die Einstellungen bestehender Benutzerkonten anzupassen oder weitere Benutzer ohne den Benutzerassistenten anzulegen, wählen Sie Benutzer (Abb.  7; 1) im Bereich Benutzerverwaltung.

Abb. 7: Benutzerverwaltung

Die Ribbonbar wird durch die Optionen zum Verwalten von Benutzerkonten ergänzt (Abb. 7; A).
Im Inhaltsfenster (Abb. 7; B) werden alle bereits angelegten Benutzer angezeigt.
Möchten Sie einen neuen Benutzer anlegen, wählen Sie Benutzer anlegen (Abb. 7; 2). Es öffnet sich das Fenster Benutzerkonto (Abb. 8).

Abb. 8: Benutzerkonto

Geben Sie im Reiter Benutzer (Abb. 8; 1) in Daten in die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder ein.
Über die weiteren Reiter (Abb. 8; A) können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen; diese entsprechen den im Benutzerassistenten festzulegenden Einstellungen. Nähere Informationen erhalten Sie in den Kapiteln Benutzergruppen, E-Mail, Durchwahlen, Kontaktgruppen und Kalender.

Nach Eingabe aller Daten betätigen Sie Übernehmen und schließen (Abb. 8; 2).

Um ein bestehendes Benutzerkonto zu bearbeiten, klicken Sie den Benutzer doppelt an und ändern Sie im sich öffnenden Fenster die entsprechenden Daten.
Klicken Sie einen bestehenden Benutzer alternativ mit rechts an und wählen Sie im sich öffnenden Kontextmenü Kontakt löschen oder nutzen Sie die Buttons in der Ribbonbar (Abb. 7; A).

Achtung!

Vorgenommene Änderungen werden nur dann endgültig übernommen, wenn Sie diese speichern (Abb. 7; 3).

Um Benutzergruppen anzulegen, wählen Sie den Unterpunkt Benutzergruppen (Abb. 9; 1).