Neuen Termin erstellen

Von jedem Bereich der antony® – Die Groupware aus kann über das kontextunabhängige Menü der Ribbon-Bar (Abb. 1) ein neuer Termin erstellt werden.

Klicken Sie dazu in der Ribbongruppe Neu auf Neuer Termin (Abb. 1).

Abb. 1: Ribbongruppe Neu

Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Termins (Abb. 2).

Abb. 2: Termin anlegen und bearbeiten

Legen Sie zunächst in den allgemeinen Angaben (Abb. 2; 1) fest, für wen Sie einen Termin anlegen möchten. Setzen Sie dazu einen Haken in den Kasten vor den Namen der entsprechenden Mitarbeiter (Abb. 2; 2).

Hinweis

Beim Anlegen eines neuen Termins wird dieser standardmäßig für den eigenen Kalender erstellt. Möchten Sie einen Termin für eintragen, der nicht für Sie bestimmt ist, entfernen Sie also den Haken vor Ihrem eigenen Namen.

Setzen Sie den Haken bei An Alle (Abb. 2; 3) wenn jeder Mitarbeiter von dem Termin betroffen ist (z.B. „Betriebsferien“).

Setzen Sie einen Haken bei Privat (Abb. 2; 4), um einen Termin als privat zu markieren. Diese Funktion ist besonders für den  Eintrag eigener privater Termine geeignet, es können aber auch private Termine für andere Personen des Betriebs angelegt werden. Ein solcher Eintrag kann kein anderer Mitarbeiter einsehen oder bearbeiten.

Tragen Sie den Betreff des Termins in das Betreff-Feld (Abb. 2; 5) und die Lokalität des Termins im Feld Stadt ein.
Geben im Textfeld (Abb. 2; 6) eine nähere Beschreibung des Termins ein.

Legen Sie Beginn und Ende des Termins mit den Datums- und Zeitangaben in den Feldern Von und Bis fest. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts im Datumsfenster (Abb. 3; 1); es öffnet sich der Kalender zur Auswahl eines bestimmten Datums.

Abb. 3: Termindaten festlegen

Sie können das Datum nach Anklicken des Datumsfensters auch über die Tastatur eingeben. Legen Sie die Uhrzeit von Beginn und Ende des Termins über die Uhrzeit-Auswahl (Abb. 3; 2) fest. Klicken Sie dazu in das Feld und nutzen Sie zur Eingabe der Uhrzeit die Tastatur oder legen Sie die Uhrzeit durch Gebrauch der kleinen Pfeile rechts fest.

Um einen Termin als ganztägig zu kennzeichnen, setzen Sie einen Haken im entsprechenden Kästchen (Abb. 3; 3). Die Zeitauswahl wird in diesem Fall ausgeblendet, der Termin wird von 00:00 bis 23:59 des entsprechenden Tages in den Kalender eingetragen.
Werden anstatt der Kalenderfarben jedes Mitarbeiters Terminfarben verwendet, legen Sie diese im entsprechenden Feld (Abb. 3; 4) fest (mehr dazu erfahren Sie hier). Ist diese Option in den Einstellungen nicht konfiguriert, ist das Terminfarben-Feld deaktiviert.

Wählen Sie, welcher Status dem Mitarbeiter für die Dauer des Termins zugeordnet werden soll. Klicken Sie dazu in das Feld Status (Abb. 3; 5) und wählen Sie aus der sich öffnenden Liste den entsprechenden Zustand:

    Frei: Der Mitarbeiter ist für den festgelegten Zeitraum im Sinne von Urlaub freigestellt und nicht im Betrieb.
    Zeitweise: Der Mitarbeiter ist im Betrieb und kann parallel zum eingetragenen Termin weitere Termine und Aufgaben wahrnehmen.
    Gebucht: Der Termin findet in den Räumen des Betriebes statt, der Mitarbeiter kann zeitgleich keine anderen Termine und Aufgaben wahrnehmen.
    Abwesend: Der Termin findet außerhalb des Betriebes statt; der Mitarbeiter kehrt anschließend zum Betrieb zurück.

Legen Sie fest, wann eine Erinnerung zu dem Termin erfolgen soll. Rufen Sie dazu durch Anklicken des Pfeils im Feld Erinnerung (Abb. 3; 6) die Liste der einstellbaren Erinnerungszeitspannen auf.

Hinweis

In der Standardeinstellung erfolgt eine Erinnerung 15 Minuten vor dem Termin. Sie können diese Einstellung über Einstellungen > Kalender ändern.

Tipp

Wählen Sie „Keine“, um keine Terminerinnerung zu erhalten.

Eine Erinnerung erfolgt durch ein sich separat öffnendes Fenster (Abb. 4).

Abb. 4: Terminerinnerung

Mit Mausklick auf Erinnerung (Abb. 4; 1) öffnen Sie eine Liste, aus der Sie auswählen können, ob und wann eine erneute Erinnerung erfolgen soll. Standardmäßig ist Nicht mehr erinnern eingestellt. Schließen Sie die Terminerinnerung mit Schließen (Abb.4; 2). Um einen Kalendereintrag zu öffnen, klicken Sie diesen in der Liste der Erinnerungen doppelt an.

Sie können festlegen, ob und in welchen Abständen ein angelegter Termin wiederholt werden soll. Klicken Sie dazu den Reiter Wiederholungstermin (Abb. 3; 6) an.
Wiederholungen können täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgen. Wählen Sie die gewünschte Wiederholungsfrequenz durch Anklicken an (Abb. 5; 1).

Abb. 5: Wiederholungstermin

Rechts erscheinen in Abhängigkeit zu der getroffenen Wiederholung weitere Auswahlmöglichkeiten zur Spezifizierung (z.B. „jeden 3. Mittwoch“, „alle 2 Wochen am Freitag“, „jeden 01. August“).
Legen Sie auch fest, ob die Wiederholung des Termins nie, nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen (Abb. 5; 2) oder an einem bestimmten Datum enden soll.
Erstellen Sie über das Verknüpfen-Symbol (Abb. 5; 3) eine Verknüpfung zu einem Kontakt, einer E-Mail oder sonstigem (Näheres zur Verknüpfung-Funktion erfahren Sie hier). 

Tipp

Um Kalendereinträge übersichtlich zu halten und unnötiges Suchen nach den entsprechenden Unterlagen zu einem Termin zu vermeiden wird davon abgeraten, einen Termin ohne Verknüpfung zu speichern.

Fügen Sie dem Termin bei Bedarf Stichworte hinzu (Abb. 5;4).
Um einen Termin als E-Mail zu versenden, betätigen Sie den entsprechenden Button (Abb. 5;5). Es öffnet sich ein separates Fenster zum Verfassen einer E-Mail, der von Ihnen erstellte Termin befindet sich als ics.-Datei im Anhang. Der Empfänger der E-Mail hat so die Möglichkeit, den von Ihnen festgesetzten Termin direkt in seinem Kalender zu speichern.

Nutzen Sie die in der Ribbonbar zur Verfügung stehenden Aktionen (Abb. 5; A), um den Termin zu löschen, zu speichern oder zu schließen.

Kalender verwalten

Um den Kalender aufzurufen, klicken Sie in der Modulauswahl Kalender an (Abb. 6; A).

Abb. 6 – Modulauswahl

Im Fenster zur Navigation der Unterpunkte des aktivierten Kalender-Moduls (Abb. 6; B) werden die verschiedenen Kalender, auf die Sie Zugriff haben, aufgeführt. Wählen Sie durch Setzen eines Hakens die Kalender aus, die in der Kalenderübersicht (Abb. 8; A) angezeigt werden sollen.

Durch Rechtsklick auf einen Kalender öffnet sich eine Auswahlliste (Abb. 7; A). Hierüber haben Sie die Möglichkeit, mehrere Kalender aufzurufen, ohne jeden einzeln auszuwählen. Klicken Sie Alle auswählen, um alle Kalender, die Sie einsehen können, anzeigen zu lassen. Das Anklicken von Nur diesen auswählen blendet alle anderen Kalendereinträge aus, Alle außer diesen auswählen blendet den Kalender aus, den Sie mit der rechten Maustaste angeklickt haben.

Sie können die durch das Setzen von Haken erstellte Auswahl zu einer Gruppe zusammenfassen. Klicken Sie dazu nach dem Setzen der Haken vor den entsprechenden Kalendern mit der rechten Maustaste auf einen Kalender, um das Kontextmenü (Abb. 7; A) aufzurufen.

Abb. 7: Kontextmenü

Wählen Sie hier Aktuelle Auswahl speichern (Abb. 7; 1) und geben Sie im sich öffnenden Fenster (Abb. 7; B) einen Namen für die Auswahl ein (Abb. 7; 2). Speichern Sie die Auswahl unter dem gewählten Namen mit Klick auf Speichern (Abb. 7; 3). So angelegte Auswahlen können Sie aufrufen, indem Sie einen Kalender mit der rechten Maustaste anklicken und im sich öffnenden Bereich die gewünschte Auswahl anklicken (Abb. 7; 4). Um eine Auswahl zu löschen, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Gruppennamen und betätigen Sie Löschen (Abb. 7; 5).

Ausgewählte Kalender werden in der Kalenderübersicht angezeigt (Abb. 8; A). Die farbliche Unterscheidung je nach Mitarbeiter dient dabei der optischen Orientierung.

Hinweis

Die Zuordnung der Farben kann vom Administrator angepasst werden.

Abb. 8: Kalenderübersicht

Ist ein Termin für mehrere Mitarbeiter eingetragen, entspricht die farbliche Markierung dem Mitarbeiter, der als erster in der Liste aufgeführt ist. Ist der Termin auch für Sie von Belang, ist er stets in der Ihnen zugeordneten Farbe dargestellt.