Von jedem Bereich der antony® – Die Groupware aus kann über das kontextunabhängige Menü der Ribbon-Bar (Abb. 1) eine neue E-Mail erstellt werden.
Klicken Sie dazu in der Ribbongruppe Neu auf Neue E-Mail (Abb. 1).

 

Abb. 1: Ribbongruppe Neu 

Es öffnet sich das Fenster E-Mail verfassen (Abb. 2).

Abb. 2: E-Mail verfassen

Das Fenster zum Verfassen von E-Mails ist unterteilt in die Multifunktionsleiste (Abb. 2: A), das Eingabefeld (Abb. 2; B) und das Texteingabefenster (Abb. 2; C).

Die Multifunktionsleiste (Abb. 3) ist in mehrere Bereich gegliedert.

Abb. 3: Multifunktionsleiste

A – Aktionen
Betätigen Sie Senden, um die verfasste E-Mail zu verschicken. Die E-Mail wird vorübergehend im Postausgang abgelegt bevor sie tatsächlich zugestellt wird. Mit Klick auf Als Entwurf speichern wird die E-Mail in den Entwürfen gespeichert, das E-Mail-Fenster wird geschlossen. Betätigen Sie Drucken, um den Druck-Dialog zu öffnen und die verfasste E-Mail auszudrucken oder als PDF-Datei auf Ihrem PC zu speichern (Näheres dazu erfahren Sie hier). Hier können auch Verknüpfungen vorgenommen, Wiedervorlagen erstellt und Abkürzungen verwaltet werden. 

B – E-Mail
Hier können Sie auswählen, unter welcher E-Mail-Adresse Sie eine E-Mail verfassen möchten. Rufen Sie im Feld Absender rechts im Absender-Feld (Abb. 4; 1) die Drop-Down-Liste mit den zur Verfügung stehenden E-Mail-Adressen auf und wählen Sie die entsprechende mit Linksklick aus.

Abb. 4: E-Mail Anpassungen

Hinweis

Zusätzliche E-Mail-Adressen können nur vom Administrator angelegt und angepasst werden.

Mit dem Auswahlfeld Signatur legen Sie die Voreinstellungen des Texteingabefensters wie die Kopfzeile oder automatische Datumsanzeige fest. Wählen mit Klick auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil (Abb. 4; 2) in der Drop-Down-Liste die gewünschte Signatur aus. Klicken Sie das X an (Abb. 4; 3), um ein leeres Texteingabefenster zu erhalten.

Hinweis

Signaturen können vom Administrator angelegt und angepasst werden. Die zur Auswahl stehenden Signaturen sind von der gewählten E-Mail-Adresse abhängig.

Klicken Sie vor Versendung der E-Mail von Lesebestätigung (Abb. 4; 4) bzw. Zustellbenachrichtigung (Abb. 4; 5) an, werden Sie darüber informiert, wenn der Adressat der E-Mail diese geöffnet hat bzw. wenn sie zugestellt wurde.

Hinweis

Diese Funktion muss vom E-Mail-Anbieter des Empfängers unterstützt werden. Um eine Lesebestätigung zu erhalten, muss der Empfänger der Zustellung dieser zustimmen.

Hinweis

Die Zustellbenachrichtigung erfolgt in den meisten Fällen von der Adresse MAILOR-DAEMON@ mit dem Betreff „Successful Mail Delivery Report“, der genaue Absender und Betreff hängen aber immer vom jeweiligen E-Mail-Anbieter ab.

 

C – Bearbeiten
Bearbeiten Sie den Text Ihrer E-Mail über die Bedienelemente der Zwischenablage.

     Einfügen: Fügt Text aus der Zwischenablage ein; dabei wird die gewählte Formatierung der E-Mail übernommen.

     Einfügen (HTML): Fügt Text aus der Zwischenablage ein; dabei wird die Formatierung des kopierten Textes beibehalten. Nutzen Sie diese Option, um zum Beispiel Diagramme und Bilder in den Text zu integrieren.

     Ausschneiden: Entfernt den markierten Text aus dem Texteingabefenster und speichert ihn in der Zwischenablage. 

    Kopieren: Kopiert den markierten Text aus dem Texteingabefenster in die Zwischenablage.

    Rückgängig: nimmt die letzte Eingabe im Textfenster zurück.

    Wiederherstellen: Stellt zurückgenommene Eingaben wieder her.

 

D – Formatierung
Hier können Sie Schriftgröße, Schriftart und Schriftfarbe einstellen sowie Formatierungen wie Aufzählungen und Sonderzeichen hinzufügen.

E – Optionen
Hier können Verknüpfungen vorgenommen, Wiedervorlagen erstellt und Abkürzungen verwaltet werden.

F – Anhänge
Fügen Sie der E-Mail Anhänge hinzu, indem Sie Einfügen anklicken. Es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl einer Datei. Suchen Sie in Ihrem PC nach der entsprechenden Datei und bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen. Eine angefügte Datei wird durch einen Reiter im Eingabefeld (Abb. 5; 4) angezeigt.

Tipp

Nutzen Sie den antony-Drucker, um ein Dokument im PDF-Format an eine E-Mail anzuhängen.

Hinweis

Überschreitet der Anhang eine vom Administrator vorgegebene Größe, so erhalten Sie die Warnung, dass der E-Mail-Anhang sehr groß ist. Nach Kenntnisnahme dieser Meldung können Sie die E-Mail versenden.
Ist der von Ihnen angefügte Anhang größer als die vom Administrator vorgegebene maximale Anhangsgröße, erhalten Sie eine Meldung; in diesem Fall kann die E-Mail nicht verschickt werden. 

 

Im Eingabefeld (Abb. 2; B) werden die Empfänger der E-Mail eingetragen.
Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld und geben sie den Empfänger ein. Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben setzt die automatische Worterkennung ein und zeigt die möglichen gemeinten Kontakte an. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste den entsprechenden Eintrag durch Linksklick aus.

Abb.5: E-Mail-Empfänger

Geben Sie im Feld Empfänger (Abb. 5; 1) den Adressat Ihrer E-Mail ein.

Hinweis

Wenn Sie als Empfänger einen internen Benutzer der Groupware angeben, werden Sie gefragt, ob Sie die E-Mail teilen möchten. Nutzen Sie diese Option, um unnötiges Datenvolumen zu vermeiden.

Empfänger, die unter CC eingetragen werden erhalten eine Kopie der Mail, wobei alle eingetragenen Empfänger sichtbar sind.
Alle unter BCC eingetragenen Empfänger sind nicht sichtbar, erhalten aber gleichfalls die Mail als Kopie.
In allen Fällen muss immer mindestens ein Hauptempfänger in der oberen Zeile angegeben werden.

Tipp

Um Details zu einem ausgewählten Empfänger einzusehen, klicken Sie den Namen im Empfänger-Feld doppelt an; es öffnet sich das Kontaktfenster.